Ceferino Sain
DELEGAR
Ventajas de la delegación para un directivo: cómo lograrlas
Confiar tareas de importancia y de nuestra responsabilidad es una de las habilidades directivas más difíciles, dado que funciona a medio y largo plazo, nunca a corto.
 
28-06-2017
 

Podemos definir la delegación como el proceso que nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una función, concediéndole autoridad y la libertad necesarias para su ejecución, pero conservando siempre la responsabilidad final sobre el resultado. La delegación es una de las principales herramientas directivas y que requiere de una técnica adecuada, y cuyo desarrollo le permitirá? optimizar su tiempo y el de los subordinados. Que usted sea el jefe no significa que sea la persona más indicada para hacer determinadas tareas, ni que la empresa le pague por ello. Los gestores más eficaces tienen una gran habilidad para delegar funciones y deberes a otros, y para asegurarse que esas funciones se llevan a cabo con éxito. Delegar es importante para su carrera, dada la cantidad de tiempo que puede ahorrar delegando.
La delegación es una de las habilidades directivas más difíciles, dado que se trata de una técnica que funciona a medio o largo plazo, nunca a corto plazo. Un error que se comete habitualmente es pretender transmitir en una reunión una serie de instrucciones sin evaluar el grado de comprensión real que tiene el colaborador sobre las mismas y sin tener en cuenta las dificultades a encontrar.
Un directivo que no delega no dirige ni puede ejercer liderazgo. Las razones que más frecuentemente nos encontramos para no hacerlo es la falta de tiempo, pensar que el trabajo es demasiado importante como para correr los riesgos de no hacerlo nosotros mismos, demasiado apego a determinadas tareas, la necesidad de mantener el control, inmovilismo y resistencia al cambio o miedo a que los reconocimientos sean para los otros empleados.
En resumen, no sabemos cómo delegar. Sin embargo, es una técnica que se aprende cuya puesta en práctica fructifica en múltiples ventajas tanto para el directivo, el empleado y la empresa en su totalidad. Estas son algunas formas de llevarla a cabo.

1. Identifique que funciones se pueden delegar. El primer paso es la delegación es identificar que funciones o tareas dentro de una función principal, se pueden delegar y que las realice un colaborar dedicándose el directivo así? a sus tareas importantes. En principio siempre se piensa en tareas que no nos gusta realizar, esto es un error, debemos empezar por aquellas que nos gusta hacer a nosotros, la razón es que daremos mejor las instrucciones de cómo hacerlas, y con ello tendremos más oportunidades de buen resultado.

2. Seleccionar a la persona adecuada en quien delegar. Para ello es fundamental conocer bien a su equipo e incluso apoyarse en valoraciones del desempeño anteriores o test de personalidad laboral y de análisis de potencial. Es importante conocer a fondo al equipo y aprovechar sus posibilidades y creatividad. Sus conocimientos, experiencia, intereses, disponibilidad... Un grave error es elegir a una persona dándole una delegación como premio a su fidelidad, antigüedad en la empresa... o bien por compensar poder interno por que antes había delegado en una persona y ahora le toca a otra. La elección de la persona se debe hacer en función de sus capacidades y asegurándonos que realmente esa persona quiere y por lo tanto será? un éxito la elección de la persona y reduciremos considerablemente el peligro de equivocarnos.

3. Explicar la tarea. Lo realmente importante es que el colaborador alcance a comprender los resultados finales que esperamos, los objetivos, e indicarle como lo hacemos nosotros. Al delegar delega los resultados no la forma de hacer el trabajo, cada persona tenemos nuestro estilo, nuestra forma de hacer la cosas, por lo que en el como hay que dejar la suficiente libertad de acción.

4. Dar tiempo. En un primer momento hemos delegado una función, ahora el jefe lo que debe hacer es mantenerse próximo, supervisando de forma cercana, Este control le va a asegurar que su colaborador no solo realiza la tarea sino que además la realiza bien, que es realmente el objetivo que perseguimos al delegar.

5. Mantener un control sobre los resultados. Una vez que el colaborador ya sabe hacer la tarea sólo le debe remitir los resultados obtenidos, estableciendo controles periódicos sobre los resultados de la tarea delegada. En todo momento se debe llevar un control positivo sobre el subordinado que se sustenta básicamente en establecerle los objetivos y resultados de forma clara, dejarle independencia de trabajo y mantenernos cercanos para apoyarle en lo que necesite. Mantener control sobre los resultados significa también dejar independencia en la forma en que lo hace y darle autoridad en las decisiones que debe ir tomando para lograr el resultado.

6. Agrandar el círculo de delegación, cada vez asignando más tareas a más miembros del equipo, a fin de conseguir la mayor eficacia del equipo. En este punto muchos directivos suelen fallar ya que al elegir la persona para otorgar la tarea suelen tener sus preferencias, con lo que suele producirse un exceso de delegación en algunos miembros del equipo, frente a otros con escasa delegación. Esta distribución no equitativa de tareas suele ir en contra del rendimiento del equipo pues termina inutilizando a nuestras personas claves, por simple exceso de trabajo y responsabilidad, al tiempo que trae desmotivación generalizada a todos.

7. Intercambiar responsabilidades. Una buena forma de hacer desarrollar a todo el equipo y ganar en aportación es, en la medida de lo posible, alternar y rotar las responsabilidades que hemos ido delegando. De esta forma conseguiremos polivalencia en nuestros equipos.

8. Conceder derecho al error. Un colaborador puede equivocarse, como lo podemos hacer nosotros, ese derecho se le debe reconocer, y no pasa nada, en cualquier caso el jefe sólo puede estar encima y hacer una delegación correcta para evitar que ocurra, y asumirlo conjuntamente con el subordinado en caso de error.

FUENTE: FUNDESEM BUSINESS SCHOOL

 
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